Règlement relatif à l'accès au budget participatif

Article 1 - Objet, budget et calendrier de l’appel à projets

L'appel à projets s’inscrit dans les enjeux favorisant la participation et la mobilisation citoyennes en faveur de la convivialité et du « mieux vivre ensemble ». La Ville de Tournai entend promouvoir la réalisation d’initiatives d’intérêt public sur le territoire communal, visant le renforcement du lien entre les habitants d’un même territoire, entre ces habitants et les instances de la Ville, et entre les comités eux-mêmes. L’objectif est également de soutenir le pouvoir d’agir des comités de quartier et de village et de coconstruire des projets citoyens.

A cet effet, elle lance un appel à projets destiné aux comités de quartier ou de village. Le présent règlement établit les modalités et les conditions de participation des appels à projets ainsi que les règles d’octroi d’une aide dans les limites du budget, dénommé « budget participatif », prévu pour le présent appel à projets. Cette aide peut prendre la forme :

• soit d’une somme d’argent ;
• soit d’une mise à disposition gratuite de matériel nécessaire à la réalisation du projet et spécifiquement acquis par la ville pour le projet en question dans le cadre du budget participatif ;
• soit d’un investissement par la Ville dans un aménagement du territoire pour la réalisation du projet.

Pour l'année 2022, le budget participatif dédicacé à cet appel à projets s'élève à un maximum de 70 000 EUR.

Le présent appel à projets débute le 15/12/2021 et se clôture le 15/02/2022

Article 2 - Nature des projets éligibles

Pour pouvoir bénéficier de l’accès au budget participatif, les projets doivent :

• viser le renforcement de la convivialité et de la cohésion sociale entre les citoyens ;
• ne poursuivre aucun but lucratif ;
• s’inscrire dans au moins l’une des thématiques suivantes :
  • occuper et animer des espaces publics,
  • créer un ou des espaces de rencontres intergénérations,
  • stimuler des relations interculturelles et sociales,
  • améliorer la convivialité dans les quartiers et les villages,
  • diminuer les nuisances sociales,
  • créer et/ou améliorer les relations entre les personnes,
  • aménager des espaces de convivialité sur les espaces communaux,
  • favoriser l’intégration sociale,
  • favoriser l’accès à la culture et au savoir,
  • améliorer le cadre environnemental et collectif de vie,
  • valoriser des savoir-faire locaux,
  • valoriser l’identité communale et de quartier.
• le calendrier de mise en oeuvre du projet doit projeter que sa réalisation débute dans le courant de l’exercice concerné par l’appel à projets mais pas avant la date de clôture du présent appel à projets.

Les conditions précitées sont cumulatives.

Article 3 - Opérateurs éligibles

Sont seuls admis à introduire une demande de candidature dans le cadre du présent appel à projets : les Comités de quartier/village constitués sous forme d’associations de fait ou ASBL, dont le champ d’action concerne le territoire de l’entité de Tournai et associant au moins 3 personnes résidant à titre principal dans le quartier/village concerné.

Article 4 - Conditions de recevabilité des dossiers « Appel à projets »

Pour être recevable, le dossier de candidature au présent appel à projets doit :

• parvenir à l’Administration communale entre le 01/02/2022 au 15/02/2022 à minuit :
  • soit par courrier postal à l’Hôtel de Ville, rue Saint-Martin 52 à 7500 Tournai avec la mention “à destination du Plan de cohésion sociale”, le cachet de la poste faisant foi,
  • soit par voie électronique à chacune des adresses email cohesion.sociale@tournai.be et administration.communale@tournai.be.
• •    être composés :
  • du formulaire ad hoc dûment complété et signé par les personnes habilitées à représenter le comité,
  • de tous les documents utiles pour la bonne compréhension du projet (cartes, plans, devis, photos, etc.).

Tout candidat doit poser sa candidature au moyen des documents, disponibles au Plan de cohésion sociale (rue Saint-Piat 3/7 à 7500 Tournai) ou sur demande à l’adresse : cohesion.sociale@tournai.be, dûment complétés et signés par les personnes habilitées à représenter le candidat.

Chaque comité de village ou quartier peut :

-    soumettre plusieurs projets lors du lancement de l’appel à projets mais un seul projet ne pourra être retenu ;
-    solliciter une aide à la réflexion ou à la rédaction d’un projet auprès de la personne en charge du budget participatif au sein de l’administration communale.

Article 5 - Dépenses éligibles

Seules les dépenses directement liées à la réalisation du projet sont susceptibles de bénéficier d’une aide et sont donc éligibles.

Ne sont d’office pas éligibles :

• la rémunération de membres du comité ;
• les frais de fonctionnement du comité non spécifiques au projet déposé ;
• les frais de déplacement ;
• les frais de restaurant ;
• les frais de téléphonie ;
• toutes dépenses financées à l’aide d’une autre subvention que celle accordée dans le cadre du présent règlement ;
• toute dépense effectuée au-delà du 31 décembre de l’année qui suit celle du lancement de l’appel à projets.

Les biens acquis à l’aide des fonds octroyés dans le cadre du présent appel à projets doivent obligatoirement avoir une vocation collective en termes de disponibilité et d’accessibilité.

En cas de doute, il convient de prendre contact avec l'Administration communale :

-    soit par courrier postal à l’Hôtel de Ville, rue Saint-Martin 52 à 7500 Tournai avec la mention « à destination du Plan de cohésion sociale » ;
-    soit par voie électronique aux adresses cohesion.sociale@tournai.be et administration.communale@tournai.be.

Article 6 -Processus de sélection

Phase 1 : Examen du comité d’avis et rapport au Collège communal Le collège communal constitue un comité d’avis

Ce comité d’avis est composé de :

• deux agents de l’Administration communale ;
• deux représentants de comités de quartier ou de village n’ayant déposé aucun projet dans le cadre de l’appel à projets de l’exercice concerné ;
• un membre du Cabinet de l’échevin en charge de la participation citoyenne.
• un membre du Cabinet du bourgmestre.

Sur base des critères de sélection mentionnés ci-après et dans les limites du budget participatif défini à l’article 1, le comité d’avis sélectionne de manière motivée parmi les projets recevables ceux accessibles au budget participatif et détermine sous quelle forme et à concurrence de quel montant l’aide serait octroyée.

Le comité d’avis opérera la sélection du ou des projets sur base des critères suivants :

• le comité porteur du projet n’a pas bénéficié d’aide relevant du budget participatif dans le cadre de l’appel à projets lancé au cours de l’exercice précédent (n-1) ;
• l’adéquation du projet aux conditions définies à l’article 2 ;
• la dimension collective et participative du projet ;
• l’impact et le rayonnement du projet sur les habitants du quartier ;
• la plus-value au niveau social et/ou culturel et/ou écologique ;
• l’hétérogénéité des bénéficiaires (prise en compte du genre et des dimensions intergénérationnelles et interculturelles) ;
• un partenariat inédit entre des acteurs locaux n’ayant pas l’habitude de travailler ensemble ;
• le partenariat privé ou public du projet ;
• l’originalité du projet et son caractère innovant ;
• le caractère réaliste du projet au regard du budget et du calendrier de mise en œuvre proposé ;
• le nombre potentiel de bénéficiaires touchés et/ou participants impliqués. Le rapport du comité d’avis est soumis au Collège communal.

Phase 2 : Validation de la forme et du montant de l’aide octroyée

Sur base du rapport établi par le comité d’avis, le Collège communal décide de la forme et de l’aide octroyée ou non à chaque projet sur base des critères précités et dans les limites budgétaires du budget participatif.
Moyennant une décision dûment motivée, le Collège communal peut s'écarter du rapport ainsi établi par le comité d’avis que ce soit pour refuser ou accorder l'octroi du montant ou de l’aide ou pour en modifier le montant ou la forme.

Est dénommé ci-après « projet validé » : le projet pour lequel le Collège a pris une décision d’octroi d’une aide relevant du budget participatif.

Article 7 - Modalités de liquidation de l’aide octroyée

Une fois le projet validé par le Collège, le comité porteur sera informé par écrit de la forme et du montant de l’aide octroyée. L’aide consistant en une somme d’argent sera versée en une fois sur le compte du comité bénéficiaire. Lorsque l’aide consiste dans la mise à disposition gratuite de biens acquis par la ville au moyen du budget participatif, les biens en question seront mis à disposition du comité bénéficiaire moyennant la signature par ce dernier de la convention de mise à disposition établie à cet effet.

Article 8 - Réalisation du projet validé et suivi

Les projets validés par le Collège devront être entamés dans l’année en cours conformément au calendrier de mise en œuvre précisé dans le formulaire de l’appel à projet. Toute difficulté empêchant le bon déroulement d’un projet validé devra faire dans les meilleurs délais l’objet d’une communication à l'Administration communale :

• soit par courrier postal à l’Hôtel de Ville, rue Saint-Martin 52 à 7500 Tournai avec la mention « à destination du Plan de cohésion sociale » ;
• soit par voie électronique à chacune des deux adresses email cohesion.sociale@tournai.be et administration.communale@tournai.be.

Le comité bénéficiaire doit transmettre un bilan d’activités au plus tard le 31 décembre de l’exercice au cours duquel l’aide a été octroyée.

Les bilans comprennent au minimum :

• un rapport des activités réalisées dans le cadre du projet validé ;
• un bilan financier dudit projet ;
• les pièces justificatives pour toutes les dépenses effectuées à l’aide du montant octroyé ;
• une déclaration sur l’honneur attestant que les justificatifs transmis n’ont pas été et ne seront pas produits auprès d’une autre autorité subsidiante.

Ces rapports accompagnés des pièces justificatives doivent être transmis :

• soit par courrier à l’adresse : Hôtel de Ville, rue Saint-Martin, 52 à 7500 Tournai avec la mention « à destination du Plan de cohésion sociale », le cachet de la poste faisant foi ;
• soit par voie électronique à chacune des deux adresses email cohesion.sociale@tournai.be et administration.communale@tournai.be avec la mention « à destination du Plan de cohésion sociale ».

Article 9 – Contrôle - non-respect - sanction

Le Collège communal contrôle la bonne utilisation de l’aide accordée en exécution du présent règlement.

Sont susceptibles de justifier un remboursement ou la restitution de tout ou une partie de l’aide octroyée :

• le non-respect des conditions prévues par le présent règlement dans la cadre de la réalisation du projet et tout particulièrement les prescriptions prévues par l’article 8 ;
• des montants non dépensés ou relatifs à des dépenses non éligibles au sens de l’article 5 ou non dûment justifiées.

Dans l’hypothèse où le comité bénéficiaire se dissout le matériel acheté à l’aide du montant alloué dans le cadre de l’appel à projet devra être restitué à la Ville de Tournai qui le mettra à disposition d’autres comités de quartier ou de villages.

Article 10 - Contestations

Le Collège communal est compétent pour trancher toute difficulté d’interprétation relative à l’application du présent appel à projets. Il statue en équité dans tous les cas non prévus par le présent règlement.

Article 11 - Litige

En cas de litige porté devant les tribunaux, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Hainaut division Tournai seront compétents.

Article 12 - Communication

Le comité bénéficiaire d’une aide octroyée dans le cadre du présent appel à projets fera figurer le logo de la Ville de Tournai accompagné de la mention « Avec le soutien de la ville de Tournai » sur toutes communications à destination du public ou de la presse en lien avec le projet. Le comité bénéficiaire marque son accord sur la diffusion publique par la ville d’informations sur le projet sélectionné.